美プロのミーティングではどんな話をしているの？気を付けていることとは？

お疲れ様です。
HRビジネスパートナー事業部（以下、HRBP）芝です。

さて今回は、「ミーティング（以下、MTG）」についてご紹介させていただきます。

サイトの運用にあたり、現場では日々、様々なテーマでのMTGが行われています。
これから入社される方の中には、「実際の現場でのMTGってどんなことをするの？」と思われている方もいるのではないでしょうか。（私がそうでした）

今回は、私が携わっているHRBPの制作業務の一部と合わせて、内容のご紹介させていただければと思います！

＜HRBPの運営サイトのご紹介＞
美プロ…2006年オープン。サービス開始から17年以上続く美容業界専門の求人サイト。
健康美容EXPO…2005年オープン。健康美容業界に特化したBtoB向けオンライン展示会サイト。

そもそも「MTG」とは？

普段何気なく使っている「MTG」という言葉ですが、一般的には「集まって話し合いを行う」ことを意味します。

似たような言葉で「会議」がありますが、「MTG]と「会議」ではそれぞれの目的に大きな違いがあります。

MTGの目的が「アイディアや意見、情報の共有」であり、必ずしも結論を出す必要がないのに対し、会議は「意思決定」を目的とし、最後に明確な結論を決定する際に用いられます。

つまり、「話し合うこと」を目的としていればMTGで、「決めること」を目的としていれば会議となるのですね。

・情報共有のために行う
・各メンバーが意見を出し合う場
・打合せ・コミュニケーションの場としての意味が大きい

・意思決定のために行う
・議題や目的が明確に決まっている

▲　MTG中の様子

私は、制作メンバーの一員として、日々サイト運用や構築などに携わっているため、主に「運用チーム」「開発チーム」のMTGに参加しています。

内容はその時進行しているプロジェクトによって異なるのですが、一例として、

運用チームのMTGでは
・サイト運用の方針確認
・既存機能の見直し、修正案の議論
・運用コストの削減

開発チームのMTGでは
・改修案件の内容共有、方針の議論
・実装手順の議論
・その他情報共有や不明点の確認

などについて話し合っています！

ここでは「サイトの改善点洗い出しMTG」の内容を一部ご紹介します。

制作チームで定期的に行っているこのMTGでは、お客様から頂いた要望や部署内で出た意見をもとに、サイトの改善すべき点を洗い出して解決策を検討します。

まず「何故この意見が出てきたのだろうか？」と、その背景を深掘りし、本当に解決すべき課題に気付けるようにしています。

例えば、「サイト内で使う文字のサイズを大きくしてほしい」という意見があったとします。
この意見が出た背景を考えてみると、様々な可能性が挙げられます。

本当に文字が小さい可能性もあれば、周りにある文字が大きすぎるゆえに小さく見えてしまっている可能性もあります。
もしくは、文字サイズは適正でも、ユーザーの機種や設定などによって小さく見えているのかもしれません。

このように、要望を文字通りに捉えるのではなく、「何故この意見が出てきたのだろうか？」「どういうところに不便を感じているのだろうか？」と、詳しく追及をしていきます。

また、課題や解決案を出し切った後には、実際に実装可能かどうか、コスト面・実装方法の詳細について話し合い、着手しています。

そのようなMTGを経て、実装に至った機能の一つが、美プロ内で求人検索を行う際に使用する「検索フォーム」です。

▲　リニューアル後の検索フォーム。職種はもちろん、勤務地や雇用形態、福利厚生等、ユーザーが気になるさまざまな条件で絞り込みが可能です。

当時の検索フォームは、美プロリリースの際に実装されたもので、シンプルで操作しやすい反面、
・指定できる条件が少ない
・一度に複数職種での絞り込みができない
といった課題がありました。

リリース当時と今を比べると、美プロの掲載求人数も増加し、求人に設定される条件が多岐に渡っていることや、複数の職種をまたいでお仕事を探されているユーザーがおられることも踏まえ、部署内での検討の結果、改修に着手することとなりました。

改修にあたり、現場で上がっている意見を集約し、求められている機能はなにか、どんな形が使いやすいのか、合わせて改修すべき項目はないか等を制作チームのMTGで何度も深掘りし、複数案の検討を行った上で、部署全体に提案を行いました。

提案の場では、日々お客様やユーザーに接している営業さんからもご意見を伺い、一つひとつの意見に検討を重ねて、少しずつ方向修正しながら改修を進めていくことで、無事リリースまで行う事ができました。

MTGは、部署内外問わず、複数の意見を聞ける貴重な場でもあり、多くの学びを得ることができます。

WEB業界では日々新しい技術が開発されるので、ときには新技術も取り入れながら、定期的にサイトのシステム構造を見直し、更に使いやすいサイトを目指しています！

▲　認識のすり合わせのためにサイトを閲覧しながら話すこともあります

MTGの際は「自分の頭の中と、相手の頭の中を揃える」ことを意識しています。

「自分では正しく伝えたつもりだったけれど、相手の理解が異なっていた」といった経験がある方も多いと思いますが、意外とその場では理解が異なっていることに気付けないんですよね……。

意思疎通ができていないと、開発の仕上げ段階で「ここ、思っていたのと違うんだけど……」とすれ違いが生じ、余計なコストがかかる可能性もあります。

そのため、私の場合は資料に画像や図を多めに使用して視覚的にわかりやすくする他、説明する際も、改修の背景や意図・目的をできるだけ細かく伝えることを心がけています。

また、やるべきことが明確になった場合、その場でスケジュールを組み、改めて自分が対応すべき事項を確認するなどして、とにかく認識のズレがないように気を付けています。

今回は、MTGについてご紹介させていただきましたが、いかがでしたでしょうか。
なんとなくでも、イメージが伝わっていると嬉しいです。

毎日のようにMTGは行われますが、タスクを効率よく進めていくために、MTGの場を余すことなく活用し、これからもサイトの向上を目指していきたいと思います！