健康美容EXPOのバックオフィス～企業と企業、産業とヒトの懸け橋～

こんにちは、HRビジネスパートナー事業部の折間です。

健康美容EXPOは、2005年10月に開設した健康美容業界のビジネスマッチングサイトです。
現在、健康食品や美容・化粧品などの原料メーカーと、製造業者・美容機関・医療機関・バイヤーなどを仲介する役割を担っています。

今回は、健康美容EXPOのバックオフィス業務について紹介させて頂きます。

健康美容EXPoスクショ
▲皆様に支えられ、12周年を迎えた健康美容EXPO

バックオフィスの仕事

バックオフィスとは…営業を支援し、事務・管理業務などを担当する部門のこと。

健康美容EXPOでは毎日多くの企業から、事務局宛にお問い合わせがあります。こういったご連絡に対応するのが、大事な役割のひとつです。

例えば、プレスリリース配信依頼への対応。
リリース配信会社から健康食品、化粧品などの新製品のリリース情報が毎日届きます。また、製品メーカー、原料メーカーなどから直接メールや電話でお問い合わせをいただくことも少なくありません。数えきれない多くのリリースの中から厳選して、数件のリリースを配信します。

そして特に重要なのが、ビジネスマッチングサービスの「簡単依頼メール」へのお問い合わせ対応です。
「健康食品、化粧品向けの原料を仕入れたい」
「製品の受託開発の依頼先を探したい」
「店舗で販売するための最終製品（サプリ、化粧品など）を仕入れたい」
こういったご希望やお悩みなどが、健康美容EXPOの事務局宛に寄せられます。その内容をもとに健康美容EXPOに掲載している企業をご紹介するサービスです。

簡単依頼メール【健康美容EXPO】

これから新規参入する事業者の方から、大手メーカーのご担当者まで、多くの方々からご連絡を頂いています。

新たな出会いを繋げる仕事

ビジネスパートナーを見つけるためにとても便利な簡単依頼メールですが、募集内容が抽象的だと、どれだけマッチするかの判断ができず、お客様のご希望に添えないことも出てきてしまいます。

新たなビジネスに繋げるためには、私たちがお客様からいかに具体的な情報を引き出せるのかが重要。
バックオフィスでは、以下のようなポイントを聞き出して、新たな出会いに繋げるお手伝いをしています。

チェックアイコン】納期は？
「商品があればすぐにでも仕入れたい」
「すぐに取引成立は考えていないが中長期的に検討していくため、まずは紹介して欲しい」
「いつまでに製品化しなければいけないなどのプロジェクトの詳細が決まっているため、納期までに対応出来る会社を探している」

このように、企業ごとにご要望は様々。
とくに短納期の場合、条件が良くても、対応が難しい場合もあるので、どのような納期設定であるか事前の確認が必須です。

チェックアイコン】発注のロットは？
「初回は100個から依頼し、2回目以降2000個発注する予定」
「10万ロットで対応出来る企業を探している」
というように、こちらもお客様によってご要望は様々。

ロットが大きい方が必ずしも良いとは限りません。
マッチングの候補に上がった企業がどの程度の生産が可能かという許容範囲によって、対応できるかが変わってくるからです。
発注希望ロットの確認は欠かせません。

チェックアイコン】取引条件は？
前金・現金でお支払い、納品前に半金支払い、納品完了後全額支払い、など…。
お支払い条件というのも、取引の成立には重要な項目。
後々のミスマッチが無いように、必ず事前に確認します。

その他、お客様ごとにビジネスの形は異なるので、臨機応変な対応が必要となります。
また、電話でお問い合わせをいただく場合、担当者によって情報の精度に差があってはいけないので、全員が共通認識をもち、情報に抜けもれが無いかを確認しながら対応致します。

プロに聞く、業務の極意

事務局の担当者に、健康美容EXPOのバックオフィス業務で気を付けている点などを聞いてみました。

バックオフィス業務担当より

日々たくさんのリリース依頼を頂く中で、健康美容業界向けの情報ニュースとして有益な情報かどうかを吟味して、健康美容EXPOに掲載するかの判断をしています。
こちらから企業のホームページや消費者庁など行政・省庁のサイトの新着情報などを探してリリースにしたり、営業のネタとして使えそうな情報を共有することも、大事な業務のひとつ。

そして簡単依頼メールでは、様々な業界、企業の方から連絡を頂きます。
時には海外の企業から「日本製の製品を仕入れたい」というご連絡があることも。予めヒアリングする事項は決まっていますので、そちらに準じて聞き込みはしますが、100％ご回答頂けるわけではありません。それでも複数の企業からリアクションがあるので、少しでも多くの情報をお伝えできるように毎回意識をしています。

その後、取引が成立したかどうかはこちらでは確認出来ない事がほとんどですが、たまに営業経由で取引成立の連絡を頂けると、自分の事のように嬉しい気持ちになります。

素材辞典より（握手）

お客様に満足していただけるように、日々心を込めて業務を行っています。
そんな私が意識していることは、以下の4つです。

1.掲載のお問い合わせは、営業担当者に100％の状態で伝達。なおかつ迅速対応を徹底！抜けもれがあるといけないので、正確に情報をお伝えするように心がけています。

2.顧客満足度を意識して、直接お客様とコンタクトを取る際は、必要な情報を簡潔・明瞭にし、ご負担にないように対応しています。

3.対応方法がわからない内容のメールの場合、チームで共有し、対応を確認してから進めます。
その場で判断せずに、状況を整理して、チーム内で検討。お客様に満足していただくためには、手間を惜しみません。

4.事務局が対応できるお問い合わせの内容には、事務局内で対応。営業への負担を軽減することにも繋がります。

私は営業ではないですが、業務でお客様と対話する機会が多いです。業界の知識、動向についても日々情報収集をしながら蓄積し、業界で当たり前の事を知らないということの無いように勉強を心掛けております。

こうして見ると、「気配り力」が高い仕事なのかが分かります。
事務局メンバーの細やかな対応、サポートのおかげで、お客様からの満足度向上に繋がっていると思います。

これからも健康美容業界のビジネスマッチングメディアとして、パートナー企業の方々とサイトを利用してくださる企業の皆さま、双方にとってご満足頂くメディアとして長くご活用頂けるよう、営業とバックオフィスとがお互いに協力し合いながら、サービスの向上に努めて参ります。

以上、HRビジネスパートナー事業部の折間でした。