プロジェクトに欠かせないキーマン！プロジェクトマネージャーのお仕事

皆さん、こんにちは。入社2年目、バリューイノベーション事業部のクロエです！
今回のブログでは、プロジェクトマネージャー(以下PM)について書かせていただきます。

以前書いた記事でもPMの仕事について触れたのですが、ここではさらに詳細に、お話していきますね。

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PMとは？
プロジェクトを成功させるために、そのプロジェクトをあらゆる面から管理する人のことです。
計画資料の作成、スケジュール調整や進捗管理、コストの確認、担当者への業務依頼など、完成に至るまでの全ステップを考える必要があります。

私が現在関わっていたプロジェクト

2017年から、公式サイト(コーポレートサイトと採用サイト)の更新や開発に関わっています。
コーポレートサイトも採用サイトも、会社の事業・ビジョン・雰囲気・イメージを伝えるコンテンツになりますが、ターゲットが違うためアプローチが異なります。
もちろん統一感も必要ですが、ユーザーが知りたい情報が違いますので、それを意識して進めることが重要です。

そして、化粧品の口コミメディア「コスメニスト」の編集者用の管理画面を運用しています。
これは1年かけてリリースした新システムなのですが、開発完了後も自分で運用できるのはとてもラッキーだと思います。なぜなら、開発の段階で自分が想定できなかったことを、運用してみて気付けるからです。
間違いなく、PMとして成長するきっかけになりました。

PMとして大事なこと

PMの仕事は、スケジュール、リスク、コスト等、考えることが多いですが、そちらを学ぶための本が世の中にたくさんあります。
そのため、これからお伝えするのはPMの基礎的なことではなく、実際の業務を通して見つけた課題です。

プロジェクトのことを全て把握する立場でいること

関係者やチームメンバー全員とコミュニケーションを取って、メンバー同士のやり取りをPM経由で行います。そのため、全ミーティングに出席する必要があり、PMは誰よりも情報を収集する人になります。その結果、プロジェクトの状態を最も把握する存在になっていくんです。
いつ、どなたから質問があっても、その場でプロジェクトの進捗を語れる人でないといけません。

これは、堀内主任から公式サイトプロジェクトを引継いだ時にいただいたアドバイスです。
元々、全研本社の公式サイトを担当していたPMは堀内主任で、私は後任としてプロジェクトに参加しています。そのせいか、当時はいただいたアドバイスがそこまで刺さりませんでした。

プロジェクトに入ってみて、鬼のような情報量が押し寄せ、自分の中に「諦め」という気持ちが湧いてきました。
さらにその時はまだPMの状況把握がどれだけ重要なのか理解していなかったので、他メンバーに任せるという選択をしてしまったんです。
PMの重要性を知る今となっては、逆に自分が知らない情報があればとても嫌です！常にプロジェクトの状態を把握するように、メモでタスクの進捗を記録するようにしています。

ただの進行管理ではない

PMはミーティングを設定したり、メンバーの進捗を確認したり、やることが多いです。
しかし、進行管理だけでなく、自分からのアウトプットも大切です。

例えば、サイトのデザインはデザイナーさんに全て任せるのではなく、チームでリサーチをして、参考を共有しながら形を決めていきます。その段階でどれだけインプットできるかによって、プロジェクトへの自分の貢献が決まるといってもいいです。
色々な参考を見ることで自分の引き出しを増やして、新しいアイディアを発想します。

また、「自分のプロジェクトだ」という意識を持つことも重要です。
PMはクライアントでも最高決定権を持つポジションでもないですが、プロジェクトが成功して成果に繋がるように、自分にできる努力を全てやる、という当事者意識が無いと、プロジェクトに磨きをかけることはできません。

なので、各担当メンバーからもらうデザインや、原稿などのデータを納得いくまでチェックし、相手にフィードバックすること。気になることがあれば、修正を依頼するだけで終わらず、PM自身も一緒に考えることが大事です。
以前までは、「○○さんがテキストの担当なら、全部任せて良いか」と思っていました。しかし、サイトの全体を知る自分だからこそ思いつく方法を考え、改善を提案するようになりました。
そうすると、本当に自分の力でプロジェクトに貢献できるんです。

▲関係者との意見交換では、様々な視点でアイディアを考える。

ただの進行管理ではなく、PMにしかできないことをする。
これは上司や先輩の仕事ぶりを見ていて、学ばせてもらったことです。
プロジェクトを支えるメンバーを見てみると、デザイナーがデザインの話だけをしているわけではなく、ページ内の情報整理、ターゲットユーザーの知りたい事項の明確化など、ページ全体のことを思考しながら仕事をしています。そんな姿に、自分の領域のことだけを考えていては足りないと感じずにはいられません。

ミーティングを準備すること

ミーティングを進行するには、あらかじめ準備が必要です。
準備なしのファシリテートは課題を忘れるリスクが高く、効率的ではありません。

ミーティングの前に資料の準備やアジェンダを考えて、各メンバーになにか準備を依頼する必要があれば、余裕を持って連絡。また、優先順位を決めて話す順番を整理することで、迷わずに進行ができます。久しぶりに集まる場合には、プロジェクトの目的やターゲット、背景などを全員にリマインドしてから説明に入る、という臨機応変な対応も大事です。

以前、関係者への進捗確認ミーティングの中で、最初にプロジェクトの背景を話さずに出来上がったサイトを見せて混乱させてしまった…という失敗をしてしまいました。そういう認識のズレを起こさないことがPMの仕事でもあります。
状況を伝えて全員の認識を合わせてから本題に入る。これだけで、ミーティングは捗るんです。

▲関係者とのミーティングの様子です。

まとめ

入社してから、PMについての本を読んだり、上司や先輩を見て自分からアクションをおこす方法を覚えたり、たくさんの学びをしてきました。

PMとして働いてみて分かったのは、失敗することで得られるものもある、ということです。見聞きした知識だけでは経験にはなりません。真に自分の力に変えていくには、やってみることが重要なんです。
プロジェクトを任せてもらい、失敗しながらも前に進む。PMという仕事は勉強することが多く、だからこそ貴重なチャンスです！

今後も自分の仕事を磨き上げて、「ぜひクロエと一緒に仕事がしたい！」、「クロエに任せたい」と思われるような存在になりたいと思います！